Sumber Daya Manusia (SDM) adalah salah satu faktor penting di balik bergeraknya suatu organisasi. Organisasi dalam konteks ini dapat berupa perkumpulan di sekolah dalam bentuk kegiatan ekstrakurikuler, perusahaan, hingga organisasi yang sangat kompleks sekelas negara dan bahkan PBB. Pada masa lalu SDM, khususnya pada perusahaan dipandang hanya sebatas pekerja saja yang menjual jasa kepada para pemilik modal atau pemilik usaha dengan imbalan berupa uang (gaji). Namun, pelan-pelan hal itu berubah seiring dengan semakin populernya konsep human capital atau modal manusia. Human capital terkait erat dengan SDM, tetapi scope-nya lebih sempit.
Human capital menurut salah satu ahli ekonomi Harvard, Claudia Goldin, adalah kumpulan kebiasaan, pengetahuan, serta atributi sosial dan kepribadian (termasuk kreativitas) yang diwujudkan dalam kemampuan melakukan kerja sehingga menghasilkan nilai ekonomi. Modal yang satu ini unik dan berbeda dari modal-modal yang lain. Modal ini dibutuhkan oleh perusahaan dan organisasi secara umum untuk mencapai tujuan, mengembangkan “diri”, dan tetap inovatif. Perusahaan atau organisasi dapat berinvestasi pada modal manusia, salah satu caranya adalah dengan mengadakan pelatihan dan pengembangan SDM, yang memungkinkan naiknya kualitas dan produktivitas SDM, yang berujung pada peningkatan performa dan produksi total.
Pelatihan dan pengembangan SDM ditujukan untuk memanen sisi terbaik dari human capital, dalam hal ini SDM tidak cukup hanya tersedia secara melimpah (kuantitas), melainkan harus bermutu (kualitas). Mutu yang dimaksud adalah kemampuan kerja, kemampuan berpikir, dan keterampilan yang relevan dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi serta profesionalisme dalam bekerja. Cara terbaik untuk memaksimalkan SDM sebagai aset perusahaan adalah dengan memelihara dan mengembangkannya sehingga dapat berkontribusi secara optimal.
Saking pentingnya SDM dalam kehidupan dunia modern, kita pasti sering mendengar pujian yang disematkan kepada Singapura serta Korea Selatan. Keduanya adalah negara maju dengan jaringan perdagangan global yang luas serta berperekonomian baik. Keduanya pula menjadi negara maju dan kaya dengan jumlah SDM dan SDA yang tidak melimpah hanya dalam waktu kurang dari dua generasi saja. Kunci sukses mereka adalah pendidikan dan pelatihan, yang membuat SDM mereka walaupun sedikit, tetapi sangat kompetitif dan mau bersaing.
Organisasi pun begitu. Semakin rapi dan mumpuni manajemen organisasinya, serta semakin banyak penghargaan atau pencapaian yang dicapai, orang tentu tak lain dan tak bukan akan mengapresiasi jajaran pengurus yang ada serta SDM yang merangsang dan menggerakan organisasi tersebut. SDM yang unggul seperti ini tidak akan datang dengan sendirinya. Usaha yang proaktif diperlukan untuk mengasah dan memoles SDM yang dimiliki. Guna memoles SDM secara tepat, maka pelatihan yang dipilih pun harus tepat.
Pelatihan tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Agar pelatihan dan pengembangan SDM yang dirancang mencapai sasaran yang tepat, harus diadakan assessment atau penilaian terlebih dahulu terhadap tiap tenaga manusia yang ada dan atau dipekerjakan. Hal ini dilakukan agar kita mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh karyawan atau anggota organisasi. Assessment juga akan menyingkap apa kekurangan mereka dan pada bidang apa kekurangan tersebut dapat diminimalisasi atau dinaikkan tarafnya. Kelebihan dan nilai positif pun akan tersingkap.
Pelatihan tidak boleh dilakukan sembarangan karena ini menyangkut perkembangan perusahaan atau organisasi ke depannya, apalagi saat ini persaingan dunia usaha semakin ketat dan tiap tenaga manusia dituntut untuk senantiasa kreatif dari waktu ke waktu. Pelatihan selain bersangkutan dengan kualitas SDM yang berbanding lurus dengan produktivitas, penyelenggaraannya juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. Pelatihan yang dilakukan tanpa assessment dan tidak mempertimbangkan apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh karyawan dapat membuat perusahaan atau organisasi membuang anggaran secara percuma.
Dalam manajemen terdapat lima fungsi, yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengembangan SDM atau dikenal pula dengan nama HRD, penggalangan dana (fundraising), dan sistem informasi. Di antara kelima fungsi tersebut, manajemen HRD adalah yang berwenang serta paling tepat untuk mengurusi pelatihan dan pengembangan SDM.
Pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi tidak dapat diselenggarakan sembarangan. Selain menyangkut kualitas yang berbanding lurus dengan produktivitas, pelatihan memerlukan biaya yang tidak sedikit. Kesalahan dalam merancang pelatihan sama saja dengan biaya yang terbuang secara cuma-cuma. Supaya pelatihan tidak salah, alangkah baiknya kita memahami lima fungsi manajemen, yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengembangan SDM (HRD), fundraising, dan sistem informasi. Di antara kelimanya, manajemen HRD adalah yang paling tepat untuk membawahi dan mengurusi pelatihan SDM.
Pelatihan dan Pengembangan SDM
Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk menciptakan tenaga manusia yang memiliki produktivitas tinggi, yang kemudian menggenjot kemajuan perusahaan atau organisasi, adalah dengan melakukan pelatihan dan pengembangan SDM yang baik. Apakah sebenarnya pelatihan dan pengembangan itu?
Dalam memahami pelatihan dan pengembangan SDM, kita harus mengetahui apa itu pelatihan dan pengembangan. Pelatihan berasal dari kata dasar latih dengan imbuhan pe-an. Imbuhan ini dalam bahasa Indonesia memiliki fungsi untuk membentuk makna baru yang artinya telah biasa atau familiar. Kita ambil contoh kata pengalaman yang berasal dari akar kata amal. Kata amal yang diberi imbuhan pe-an menjadi pengalaman bermakna telah biasa mengamalkan sesuatu. Begitu pula dengan pelatihan yang bermakna telah biasa berlatih atau telah terlatih.
Pelatihan dalam bahasa Indonesia merupakan padanan bagi istilah bahasa Inggris, training. Pelatihan menurut berbagai sumber merujuk pada cara untuk memperoleh pengetahuan dan keahlian khusus melalui pembelajaran kejuruan (keahlian praktis) dan pengetahuan yang memiliki kaitan dengan kompetensi spesifik yang berguna, baik untuk perusahaan maupun organisasi.
Konsep pelatihan merupakan bagian dari manajemen SDM yang dirancang sedemikian rupa oleh HRD. Konsep ini sifatnya sempit dan melibatkan aktivitas-aktivitas pemberian instruksi-instruksi khusus yang direncanakan. Oleh karena sifatnya yang sempit, pelatihan biasanya akan fokus pada kompetensi tertentu yang dinilai akan berdampak signifikan bagi produktivitas keseluruhan. Contoh dari instruksi khusus untuk kompetensi tertenu yang dimaksud adalah pelatihan pengoperasian aplikasi X dan Y yang dipakai dalam pengolahan data dan audit, atau pelatihan penggunaan mesin-mesin khusus untuk pertambangan bawah tanah.
Dalam suatu pelatihan, kita mengenal yang namanya latihan, yang merupakan inti dari proses pelatihan itu sendiri. Latihan secara sempit didefinisikan sebagai pelajaran untuk membiasakan diri atau memperoleh kecakapan tertentu. Ada pun SDM yang mengikuti pelatihan disebut orang-orang yang dilatih atau orang-orang yang berlatih, sementara orang yang melatih para partisipan disebut pelatih. Pelatih merupakan seorang profesional yang tidak hanya cakap, melainkan mampu mentransfer wawasan. Pelatih dapat berasal dari kalangan internal perusahaan atau organisasi yang dinilai cakap serta menguasai keahlian yang penting dikuasai oleh SDM yang ada, dapat pula berasal dari perusahaan atau organisasi, yang mengundang pelatih itu dari luar karena dinilai andal dan memiliki reputasi terpercaya.
Praktik pelatihan yang biasa memetik hasil maksimal adalah pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan yang memang berkomitmen terhadap pelatihan dan pengembangan serta menjadikannya budaya perusahaan. Organisasi pun demikian. Pelatihan yang menjadi budaya perusahaan akan dengan sendirinya menjadi selaras dengan tujuan dan strategi, sehingga tepat guna dan tidak sia-sia. Dengan menjadikannya budaya perusahaan, yang bersangkutan akan bersedia mengorbankan dana dan waktu untuk menyelenggarakan latihan.
Pada akhir masa latihan, diharapkan SDM yang mengikutinya dapat minimal mempertahankan keterampilannya, meskipun hasil yang paling diharapkan adalah SDM menjadi lebih baik dan menghasilkan pekerjaan yang efektif. Pelatihan bersifat jangka pendek. Inilah yang membedakannya dengan pengembangan yang lebih bersifat jangka panjang. Keduanya –pelatihan dan pengembangan– adalah hal yang tak terelakkan bagi semua perusahaan atau organisasi yang ingin bertahan, alih-alih tergilas zaman yang senantiasa berubah.
Pengembangan pada hakikatnya merupakan usaha untuk meningkakan daya saing serta mempertahankan inovasi, yang tujuannya adalah untuk menghadapi persaingan dari lingkungan eksternal serta menjaga momentum agar perusahaan dapat trus menciptakan peluang. Pengembangan SDM bersifat jangka panjang dan sistematis dengan mengintegrasikan SDM (individu) dan organisasi sebagai wadah secara terencana dan berkesinambungan untuk meningkatkan kompetensi pekerja dan memanennya sebagai human capital gain.
Paralel dengan sifatnya yang jangka panjang, pengembangan SDM dilakukan dengan skema yang luas, yang ternyata meliputi pelatihan itu sendiri serta pendidikan dan usaha-usaha lain yang dinilai dapat meningkatkan daya saing, seperti menyiapkan ekosistem yang mendukung tenaga manusia untuk berkarya secara produktif dan mendapatkan promosi atau kenaikan jabatan selama kariernya dalam suatu perusahaan sebagai bentuk reward.
Pengembangan sedikit berbeda dengan pelatihan yang sebenarnya juga bagian dari pengembangan itu sendiri pada aspek bahwa pengembangan dilakukan untuk mempersiapkan individu untuk memikul tanggung jawab berbeda atau lebih tinggi dalam perusahaan atau organisasi, khususnya untuk waktu yang akan datang. Pengembangan SDM dapat dilakukan secara formal maupun informal. Pengembangan formal adalah pengembangan yang secara khusus diprogram dan diinvestasikan oleh perusahaan atau organisasi. Sedangkan pengembangan informal adalah pengembangan diri yang dilakukan oleh individu atas inisiatif sendiri untuk mempersiapkan dirinya sehingga nanti perusahaan dapat mempertimbangkan untuk memberikannya prospek perkembangan karier.
Pelatihan SDM Online
Pelatihan SDM online merupakan salah satu alternatif yang dapat dipilih oleh perusahaaan atau organisasi yang ingin senantiasa meningkatkan mutu SDM, tetapi terkendala oleh pandemi covid-19 saat akan mengadakan pelatihan dan pengembangan SDM secara langsung. Meskipun menjadi tantangan, pelatihan SDM online harus dimaknai positif sebagai awal dari perubahan sistem pembelajaran menuju era industri 4.0 serta memberikan bagaimana pelatihan di masa depan akan dilakukan.
Tidak semua orang familiar dengan pelatihan online. Hal ini merupakan tantangan pelatihan SDM online itu sendiri. Dikarenakan sifatnya yang remote dan berinteraksi dengan tidak bertatap muka, maka diperlukan review terhadap materi serta pemanfaatan terhadap perangkat dan aplikasi terbaru yang mendukung pelatihan jarak jauh. Contoh pemanfaatan yang dimaksud adalah penggunaan drone untuk menangkap gambar atau keadaan lapangan dalam kondisi live, sehingga para peserta yang mengikuti pelatihan yang berkaitan dengan kondisi lapangan tetap dapat menyaksikan apa yang dipelajari secara nyata, walau hanya melalui drone.
Pelatihan yang baik, termasuk pelatihan online, adalah pelatihan yang disusun secara sistematis dan memanfaatkan metode-metode yang sesuai, dengan tujuan agar dapat meningkatkan motivasi belajar, mengurangi kebosanan, hingga akhirnya para peserta dapat menunjukkan prestasi terbaik mereka dalam pekerjaan. Beberapa metode pelatihan meliputi les privat, metode ceramah (lecturing), presentasi, diskusi/konferensi, audio-visual, self directed learning, apprenticeship, dan metode hands on (meliputi on the job training, simulasi, studi kasus, business games, role play, dan behaviour modelling).
Metode yang dapat dipilih untuk pelatihan SDM online adalah metode ceramah, presentasi, diskusi/konferensi, dan audio-visual. Walaupun pada pelatihan tatap muka terdapat perbedaan signifikan antara satu metode dengan metode lain, kenyataannya saat pelatihan SDM online diadakan, perbedaan-perbedaan itu menjadi kabur. Pada pelatihan tatap muka, komunikasi hanya berlangsung satu arah dan pelatih akan memberikan materi mengalir begitu saja. Ada pun metode presentasi bersifat komunikasi dua arah, tetapi cenderung pasif dengan pelatih memberikan informasi dan apabila ada yang kurang dipahami peserta baru akan bertanya. Metode diskusi/konferensi cenderung memiliki komunikasi dua arah dengan pelatih bertindak sebagai pemberi nilai dan umpan balik atas tema dan informasi yang dibahas oleh peserta pelatihan. Sementara itu, metode audio-visual menitikberatkan pada penggunaan piranti suara dan penglihatan, dikarenakan penjelasan oral saja tidak cukup.
Perbedaan antarmetode tersebut lebih kabur pada pelatihan online. Pelatihan SDM online dapat dilakukan melalui aplikasi telekonferensi seperti Zoom, dapat pula melalui sistem e-learning yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan atau pihak ketiga yang digandeng sebagai penyedia jasa pelatihan. Pertemuan virtual antara pelatih dan SDM yang berlatih akan memaksa pelatihan untuk mengkombinasikan fitur-fitur dari beberapa metode pelatihan yang ada. Pelatih akan memberikan ceramah terlebih dahulu dan pada saat yang bersamaan menanyangkan file presentasi untuk mendukung materi yang diberikan melalui ceramah.
Materi akan memantik peserta untuk bertanya dan terjadilah diskusi, dengan pelatih bertindak sebagai penilai dan pemberi umpan balik. Apabila masih ada yang kurang jelas, pelatih dapat melanjutkan sesi latihan dengan menanyangkan video atau film yang berkaitan dengan materi yang dibahas dalam pelatihan tersebut.
Walaupun merepotkan, pelatihan online adalah hal yang inevitable. Pelatihan jarak jauh adalah jawaban dari tantangan pandemi yang ada. Agar pelatihan berjalan smooth, pelatih yang dipilih haruslah profesional yang cakap dan memiliki reputasi, sehingga mampu mentransfer ilmu kepada peserta pelatihan. Guna memandu pelatihan dan supaya peserta memiliki pegangan, alangkah baiknya tersedia modul yang relevan, yang dapat dibagikan melalui email atau dapat didownload pada tautan tertentu.
Manfaat Pelatihan SDM
Pelatihan dan pengembangan SDM sudah terbukti sebagai remedy (obat) bagi kinerja perusahaan dan organisasi yang buruk. Keberhasilan perusahaan atau organisasi sangat bergantung pada kinerja tenaga manusianya. Kinerja (produktivitas) yang tinggi mampu memberikan hasil maksimal bagi kemajuan perusahaan atau organisasi. Ada pun etidaksiapan dan ketidakcakapan SDM di tengah situasi yang semakin berkembang seperti sekarang hanya akan menjadi kekurangan (disadvantage) yang seharusnya dapat ditanggulangi. Merangkum dari berbagai sumber, berikut kami paparkan beberapa manfaat pelatihan SDM.
Pelatihan bermanfaat dalam mengurangi kinerja yang buruk, yang merupakan biang keladi performa perusahaan atau organisasi yang begitu-begitu saja. Dengan memangkas kinerja yang buruk, perusahaan atau organisasi akan memetik hasil berupa human capital dalam bentuk produktivitas tim dan individu yang meningkat. Produktivitas ini berkaitan dengan kerja yang efektif, yang tak lain merupakan dampak dari pelatihan SDM.
SDM yang mengikuti pelatihan dan pengembangan akan mempertahankan keahlian lama serta mengakumulasi keahlian-keahlian baru. Semakin banyak tenaga manusia yang terampil dalam banyak keahlian, semakin fleksibel pula SDM pada suatu perusahaan atau organisasi. Fleksibilitas ini merupakan salah satu manfaat pelatihan SDM karena dengan sendirinya apabila terjadi perubahan atau restrukturisasi, perusahaan atau organisasi tidak serta merta harus menambah SDM dengan merekrut pegawai baru, yang akan menambah pengeluaran. Fleksibilitas SDM yang ada adalah timbal balik dari kemauan perusahaan dalam mendanai dan berkomitmen terhadap pelatihan. Melalui pelatihan, apabila ada pos baru yang dibuka atau harus ada restrukturisasi SDM yang ada sudah mumpuni dan memenuhi syarat.
